Es probable que la oficina de trabajo sobreviva a la pandemia, pero los escritorios individuales, no. A medida que el covid-19 da un vuelco, empleadores dicen que los espacios corporativos deberían existir en gran parte o por completo para proyectos basados en equipos.
Empresas de industrias tan variadas elaboran planes para eliminar escritorios individuales y renovar oficinas para incluir pisos de salas de reuniones y salones, con trabajadores dirigidos a hacer su propio trabajo en casa.
El cambio es un reconocimiento de que, incluso una vez que disminuyan las medidas, es probable que la pandemia impulse una reestructuración más amplia de las oficinas y las formas de trabajar.
“Hemos pasado por una puerta de un solo sentido”, dice Drew Houston, director ejecutivo de Dropbox, que ha pasado meses reconsiderando sus oficinas y prácticas en el lugar de trabajo. «Este es un cambio permanente».
Dropbox se encuentra entre un grupo de empleadores que adoptan la tendencia postpandémica sin escritorio. La compañía dijo al personal que, una vez que sus instalaciones vuelvan a abrir, serán lugares esencialmente fuera del alcance del trabajo individual, transformándolas en «Dropbox Studios» para reuniones y colaboración entre equipos.
Algunos empleados pueden llegar una vez a la semana para un día de reuniones o visitar la oficina una vez cada trimestre. El trabajo diario ya no será posible para la mayoría de los empleados, muchos tendrán mayor flexibilidad para vivir donde deseen.
Aquellos que insistan en tener un escritorio fuera de casa pueden usar una remuneración para ser miembro de un espacio de trabajo conjunto, dice Melanie Collins, directora de personal de Dropbox.
La compañía podría reducir su huella inmobiliaria, ahorrando costos, pero también planea aumentar su presupuesto de viajes. “Uno de nuestros objetivos es retener realmente la magia de lo que se siente al unirse”, dice.
El futuro de las oficinas
Si bien Dropbox reinventa la forma en que opera, también está reduciendo su fuerza laboral. La compañía despediría a 315 personas, cerca del 11% de su fuerza laboral.
Muchas empresas todavía evalúan el futuro de las oficinas. Varias encuestas han demostrado que los empleados valoran la flexibilidad y el teletrabajo. Sin embargo, muchos ejecutivos también sienten que las conversaciones en persona son necesarias; tienen sus razones a ser reacios a no renunciar por completo a las oficinas.
La adopción de un enfoque híbrido, en el que se trabaja desde la oficina o casa, también tiene limitaciones. Houston dice que su equipo estudió esa posibilidad y sintió que creó una receta para que las oficinas parezcan «pueblos fantasmas»: Los espacios solo deben usarse para reuniones grupales planificadas.
Sin embargo, perder un escritorio puede requerir algunos ajustes. Los escritorios a menudo cumplen múltiples funciones utilitarias. Son un lugar dedicado al trabajo y en otros casos un vertedero: fotos, baratijas y archivos.
Un espacio de trabajo también puede proporcionar un pequeño sentido de identidad, dice Tara Wolckenhauer, ejecutiva de recursos humanos de ADP. Después de meses de trabajar de forma remota, Wolckenhauer regresó a su oficina en la sede de Nueva Jersey.
“Cuando abrí la puerta de mi oficina, quería llorar. La realidad es que soy diferente en el trabajo que en casa, y el espacio de mi oficina realmente lo describe», cuenta Wolckenhauer.
Aun así, los trabajadores administrativos llevan décadas perdiendo espacio. Las oficinas privadas dieron paso a cubículos. Luego se transformaron en diseños de oficinas abiertas y filas de trabajadores repartidos en un piso.
En los últimos años, empleados se han trasladado a modelos de hotelería o «hot desk», en los que los trabajadores almacenan productos en los casilleros y reservan un escritorio abierto y sin asignar.
Huella inmobiliaria
La pandemia aceleró tendencias, y varias empresas están experimentando ahora con nuevas formas de establecer oficinas. En la era anterior a covid, el proveedor de software en la nube VMware dedicaba alrededor del 70% de sus edificios a escritorios y áreas de trabajo individuales. «El 30% del espacio consistía en lugares de reunión», dice Patrick Gelsinger, su director ejecutivo.
Eso cambiará en el futuro. La empresa renovará los espacios para que del 50% al 70% de una oficina se dedique a espacios compartidos en lo que llama su «diseño centrado en la colaboración». Cerca del 20% de los empleados irán a la oficina como antes. Muchos otros trabajarán de forma remota o adoptarán un modelo híbrido.
Gelsinger, próximo CEO de Intel, dice que prevé que las oficinas funcionen como centros, un lugar para que los gerentes convoquen equipos y realicen eventos, como esprints de innovación, celebraciones o actividades de fomento de la cultura.
La empresa también prevé algunos ahorros de costes. VMware podrá reducir su huella inmobiliaria, consolidando tres oficinas en ciudades como Boston, por ejemplo, en una, y cerrando algunas instalaciones más pequeñas.
Enfoque combinado
Un futuro sin escritorio traerá desafíos. Además del costo y la molestia de instalar oficinas en el hogar, las personas deberán decidir cuándo tiene más sentido reunirse con colegas o superiores. Por otro lado, algunas industrias ya han encontrado casi imposible trabajar de forma remota.
Más allá de eso, los empleadores que adoptan una cultura de trabajo remoto dicen que las empresas y los gerentes deberán aprender a ser más flexibles con los empleados. Resulta notorio, al darse cuenta de que las interrupciones laborales y de la vida permanecerán, como ha pasado durante la pandemia.
“Creo que será necesario un nuevo contrato social donde los empleadores tendrán que dejar de lado la mentalidad de fábrica de, está bien, si estás en tu asiento para ocho horas, creando widgets, eres un empleado valioso”, dice Houston, de Dropbox.
Varias empresas predicen un enfoque combinado. En Signifyd, una empresa de tecnología financiera de San Francisco, es probable que la compañía continúe manteniendo escritorios en las oficinas para los empleados que necesitan un espacio de trabajo dedicado fuera del hogar.
Sin embargo, también permitirá una mayor flexibilidad para quienes trabajan de forma remota. A la empresa le preocupa que si restringe el uso de sus oficinas, algunos trabajadores sufrirán.
“El trabajo remoto puede no ser lo mejor para todos”, dice Emily Mikailli, vicepresidenta senior de operaciones de personal de la compañía. «Aun así, la idea no es que vayan a venir cinco días a la semana todas las semanas en el futuro; será más una base rotativa», agrega.
Escritorios sin uso
Algunas empresas incluso instan al personal a reconsiderar cómo describen los espacios de trabajo. Vidyard, una plataforma de video para empresas de Canadá, ya no llama a sus edificios «centros de colaboración». «Ahora se anuncian como tales en la página de empleos de la empresa», dice el director ejecutivo Michael Litt.
La mayoría de los empleados hacen su trabajo en casa. Sus espacios físicos han sido reconfigurados para que los grupos se sienten en “grupos” y tengan conversaciones. Si bien la empresa todavía tiene escritorios individuales en su oficina, no espera que muchos los utilicen. “Su oficina es la ubicación de su hogar donde trabaja”, dice Litt.
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