La distribución de oficinas se relaciona estrechamente con la productividad y eficiencia del trabajo. Además del factor estético, que también es relevante, está el factor funcional.
La distribución ideal de tu oficina es aquella que aumenta la productividad, ya que los directivos y los equipos disponen del espacio adecuado para desarrollar sus funciones de la manera más eficaz y cómoda.
No siempre es fácil conseguir llevar a la realidad la distribución ideal para una oficina, pues, en ocasiones, un alquiler tradicional nos obliga a adaptarnos a la distribución actual y no se permiten modificaciones estructurales.
No es así con las oficinas flexibles, que permiten trazar a demanda el diseño o plano de la distribución, con las estancias y espacios que necesita la oficina.
Por eso, además de incluir todos los servicios necesarios para comenzar a trabajar (recepción, limpieza, seguridad, suministros…), son la forma más fácil de conseguir una oficina con la distribución que quieres.
No hay una distribución ideal que sea aplicable a la totalidad las oficinas, ya que esta debe responder a las necesidades y preferencias de cada compañía.
Sin embargo, sí hay una serie de directrices que puedes aplicar a la hora de planificar la distribución de tu espacio de trabajo.
Relación entre equipos de trabajo
Ten en cuenta la relación que existe entre los diferentes equipos de trabajo, porque hay departamentos que están más en contacto con otros. No querrás que los equipos tengan que cruzar la oficina para hablar (lo que también distraerá a los otros compañeros).
Por otro lado, ubica los puestos que estén en contacto frecuente con los clientes o proveedores en áreas accesibles, por ejemplo, cerca de la zona de entrada o de recepción.
Trabajadores de un mismo equipo
Las relaciones entre los trabajadores de un mismo equipo también son importantes para determinar cómo van a ser las mesas y su distribución.
Las mesas alargadas son óptimas para los equipos que trabajan de forma transparente y que requieren de colaboración frecuente entre los integrantes.
También puedes apostar por mesas individuales distribuidas por todo el espacio o mesas en forma de L, ideales para oficinas más pequeñas, ya que aumentan el espacio de almacenamiento.
Por otro lado, si tienes equipos pequeños que trabajan de manera muy colaborativa, las mesas redondas para varios puestos de trabajo, con o sin divisiones interiores, son también una buena opción.
Es valioso saber que no todas las mesas tienen que ser iguales. Puedes utilizar escritorios de diferentes estilos, con dimensiones y formas acordes a las necesidades propias del trabajo de cada empleado.
¿Open-space o espacios compartimentados?
No hay una solución fácil a este dilema. Es cierto que los open-space gana terreno, ya que incentivan los encuentros personales. También es interesante complementarlos con espacios como salas de reuniones, salas de formación o incluso algún despacho.
Las oficinas más modernas responden al lema “un espacio para cada función”. Por este motivo, es frecuente que las áreas abiertas convivan con las privadas.
Si te preocupa la falta de transparencia de los espacios cerrados, las paredes acristaladas son la opción perfecta.
Por otro lado, si vas a contar con impresoras o fotocopiadoras en tu oficina, es mejor que las coloques en una estancia diferente o en un lugar retirado de los puestos de trabajo, por los ruidos que generan.
En este sentido, también es interesante reservar un espacio para el aislamiento o para realizar llamadas o videollamadas con cierta privacidad.
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Espacios de bienestar
Crear espacios de bienestar es una de las tendencias de decoración y diseño interior para oficinas más relevantes.
Consiste en ofrecer diferentes tipos de espacios de trabajo, con diferentes ambientes, para que los equipos puedan escoger dónde trabajar dependiendo de su estado mental o necesidades.
Una idea para lograr estos espacios dentro de la oficina es contar con divisores móviles que permitan que los entornos pueden adaptarse a las necesidades cambiantes de los empleados a lo largo del día.
Por otro lado, los espacios de charla informal abiertos (lounge) son perfectos para reuniones cortas y que no requieren mayor privacidad. Además, no olvides los espacios para comer con microondas y neveras.
Ten en cuenta la entrada de la luz
Una investigación de Well Living Lab señala que tener ventanas en el lugar de trabajo con vistas al exterior puede ayudar a mejorar la productividad de los empleados.
De este modo, no es descabellado repensar la distribución del espacio para aprovechar al máximo las ventajas de la luz natural.
No obstante, es importante que las pantallas de las computadoras se coloquen perpendicularmente a las ventanas, nunca enfrente o de espaldas a ellas. Las ventanas tienen persianas, mamparas o cortinas regulables que eviten la incidencia de la luz natural en los equipos.
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Estos son solo algunos de los parámetros que debes tener en cuenta a la hora de trazar la distribución ideal de tu oficina.
Si valoras la posibilidad de instalarla en un espacio flexible en Guatemala, Bend Flexible Offices puede tener el espacio que cubre todas tus necesidades personales o de empresa.
